Propuesta de transformación digital a través de un sistema de información para la gestión de pedidos en la agencia logística de las Fuerzas Militares

Abstract

La Agencia Logística de las Fuerzas Militares (ALFM) de Colombia enfrenta desafíos significativos en la eficiencia de su proceso de gestión de pedidos, debido a la persistencia de métodos tradicionales como el uso de formatos escaneados, correos electrónicos y validaciones manuales. Esta situación genera reprocesos, errores, retrasos y sobrecostos operativos, afectando la calidad del servicio prestado a las Fuerzas Militares. En respuesta a esta problemática, esta investigación propone una transformación digital mediante la implementación de un sistema de información orientado a automatizar y optimizar dicho proceso. A través de una metodología de enfoque mixto, se realizaron encuestas a funcionarios de la entidad, identificando debilidades en la integración tecnológica, la estructura del proceso y la satisfacción del cliente interno. Como resultado, se diseñó una propuesta que integra la digitalización con herramientas tecnológicas compatibles con los sistemas actuales, como SAP, mejorando la trazabilidad, la eficiencia operativa y la transparencia. Esta iniciativa se alinea con las políticas nacionales de modernización del sector público y tiene el potencial de ser replicable en otras entidades estatales con funciones logísticas similares.

The Logistics Agency of the Military Forces (ALFM) of Colombia faces significant challenges in the efficiency of its order management process due to the continued use of traditional methods such as scanned forms, emails, and manual validations. This situation results in rework, errors, delays, and operational overcosts, negatively impacting the quality of service provided to the Military Forces. In response, this research proposes a digital transformation through the implementation of an information system aimed at automating and optimizing the order management process. Using a mixed-methods approach, surveys were conducted among agency personnel, revealing weaknesses in technological integration, process structure, and internal customer satisfaction. As a result, a proposal was designed that integrates digitalization with technological tools compatible with current systems, such as SAP, improving traceability, operational efficiency, and transparency. This initiative aligns with national public sector modernization policies and has the potential to be replicated in other government entities with similar logistical functions.