De los datos a las decisiones: desarrollo de una solución digital para el control y análisis operativo de maquinaria pesada en BC Construcciones S.A.S

Abstract

El presente trabajo de grado desarrolla una solución de innovación orientada a la digitalización de los procesos de gestión de maquinaria pesada en BC Construcciones S.A.S., empresa dedicada a obras civiles con más de 20 años de experiencia y que opera una flota de 20 máquinas. Actualmente, la organización enfrenta desafíos en la trazabilidad, integración y confiabilidad de la información operativa, técnica y financiera, debido al uso de formatos manuales y archivos independientes que generan reprocesos y dificultan el análisis oportuno de datos clave para la gestión. Como respuesta, se diseñó y validó un prototipo mínimo viable (MVP) basado en la integración de SharePoint, Excel y Chart JS, que permite centralizar información operativa, estandarizar registros y automatizar indicadores estratégicos. La herramienta facilita el seguimiento de horas trabajadas, consumo de combustible, mantenimientos y costos, complementado con un dashboard gerencial que mejora la eficiencia en la toma de decisiones y reduce significativamente los tiempos de elaboración de reportes operativos, al transformar datos dispersos en información organizada, visual y accesible en tiempo real. El proceso metodológico combinó Design Thinking y Lean Startup, soportado por entrevistas, diagnóstico organizacional y validación con usuarios internos. Las proyecciones financieras muestran que la empresa, que registra gastos anuales cercanos a $700 millones en operación de maquinaria, podría alcanzar ahorros estimados de $35 millones/año (≈5 % de los costos de flota). El análisis financiero evidencia una TIR del 27,69 %, un VPN positivo de $8,5 millones y un periodo de recuperación de 3,18 años, respaldando la viabilidad económica del proyecto. Los resultados de la validación indican mejoras en la oportunidad y confiabilidad de los datos, reducción de tiempos de reporte, fortalecimiento de las competencias digitales del personal y un incremento en la transparencia operativa. Además, el MVP aporta beneficios ambientales y sociales al disminuir el uso de papel y promover prácticas administrativas más eficientes. Se concluye que el prototipo constituye una herramienta estratégica para incrementar la productividad, trazabilidad y capacidad analítica de BC Construcciones S.A.S. El modelo es escalable y el MVP sienta las bases para futuras fases de automatización y mejora continua, permitiendo a la organización avanzar de manera progresiva hacia una gestión digital integral de su operación de maquinaria pesada.

This master’s thesis develops an innovation-oriented solution aimed at the digitalization of heavy machinery management processes at BC Construcciones S.A.S., a civil works company with over 20 years of experience and a fleet of 20 machines. Currently, the organization faces challenges related to the traceability, integration, and reliability of operational, technical, and financial information, due to the use of manual formats and independent files that generate rework and hinder the timely analysis of key data for management. In response, a minimum viable product (MVP) was designed and validated based on the integration of SharePoint, Excel, and Chart JS, enabling the centralization of operational information, standardization of records, and automation of strategic indicators. The tool facilitates the monitoring of working hours, fuel consumption, maintenance activities, and costs, complemented by a management dashboard that enhances decision-making efficiency and significantly reduces the time required to prepare operational reports by transforming dispersed data into organized, visual, and real-time accessible information. The methodological process combined Design Thinking and Lean Startup, supported by interviews, organizational diagnosis, and validation with internal users. Financial projections show that the company, which records annual machinery operation expenses close to COP $700 million, could achieve estimated savings of COP $35 million per year (≈5% of fleet costs). The financial analysis indicates an internal rate of return (IRR) of 27.69%, a positive net present value (NPV) of COP $8.5 million, and a payback period of 3.18 years, supporting the economic feasibility of the project. Validation results indicate improvements in the timeliness and reliability of data, a reduction in reporting times, strengthening of staff digital competencies, and increased operational transparency. Additionally, the MVP delivers environmental and social benefits by reducing paper usage and promoting more efficient administrative practices. It is concluded that the prototype constitutes a strategic tool to enhance productivity, traceability, and analytical capacity at BC Construcciones S.A.S. The model is scalable, and the MVP lays the foundation for future phases of automation and continuous improvement, enabling the organization to progressively advance toward comprehensive digital management of its heavy machinery operations.