Propuesta de diseño de un tablero de control de mando para la dirección de transformación digital del ministerio de las tecnologías de la información y las comunicaciones - MinTIC

Abstract

En el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se tiene en la actualidad implementado una solución tecnológica, un Tablero Control de Mando Institucional que apoya las decisiones del Ministerio, tanto al interior de los otros Viceministerios como hacia los entes de control del Gobierno Nacional, en el cual se lleva todo el registro de los diferentes proyectos a cargo de las dependencias del ministerio, cumpliendo así con su función de forma adecuada. Sin embargo, carece del nivel de detalle para las Direcciones y sus subalternos, por lo cual se requiere contar con una solución que brinde un mayor nivel de detalle operativo y que apoye la gestión administrativa de forma preventiva para cumplir sin interferencias e incumplimientos con los Acuerdo de Niveles de Servicios Contractuales, ya que pueden generar penalizaciones económicas y reportes con calificaciones no satisfactorias para el ministerio. El trabajo se desarrolló teniendo en cuenta: referentes, marco referencial, diseño metodológico, diagnóstico organizacional, plan de intervención, recomendaciones y conclusiones sugeridas para la implementación de la propuesta. Detalla las fases elaboradas de acuerdo con las normas de la Asociación Americana de Psicología y de la oficina de administración de proyectos bajo la metodología de Project Management Professional del Project Management Institute. Con el tablero de control de mando se logrará un mayor seguimiento, control y cumplimiento de los proyectos, mitigando así el incumplimiento de actividades operativas con anticipación, logrando que se pueda gestionar y cumplir con los acuerdos de nivel de servicio contractuales, pactados en los contratos con los proveedores, al reducir el riesgo y demostrando una mejor administración de los proyectos de forma integral. Posteriormente esta solución se podrá implementar en las otras direcciones del ministerio generando logros satisfactorios para los profesionales, lo cual constituye un gran valor agregado de la propuesta.

At the Ministry of Information and Communications Technologies, a technological solution is currently in place, an Institutional Control Panel that supports the decisions of the ministry, both within the Vice-ministries and towards the control entities of the National Government, in which the entire registry of the different projects in charge of the dependencies of the ministry is kept, thus fulfilling its function appropriately. However, the level of detail for the Directorates and their subordinates is not enough, so it is required to have a solution that provides a higher level of operational detail and that supports administrative management in a preventive manner to comply without interference and non-compliance with the Levels Agreement of Contractual Service since they can generate financial penalties and reports with unsatisfactory ratings for the ministry. This work was developed considering: references, frame of reference, methodological design, organizational diagnosis, intervention plan, recommendations and suggested conclusions for the implementation of the proposal. Details of the phases prepared in accordance with the standards of the American Psychological Association and the project management office under the Project Management Professional methodology of the Project Management Institute. With the command control panel, greater monitoring, control and compliance of projects will be achieved, thus mitigating non-compliance with operational activities in advance, making it possible to manage and comply with the contractual service level agreements, agreed in the contracts with suppliers, by reducing risk and demonstrating better project management in a comprehensive way. Subsequently, this solution can be implemented in the other directions of the ministry, generating satisfactory achievements for professionals, which constitutes a great added value of the proposal.