Automatización de procesos financieros de la empresa ARSA

Abstract

El reconocimiento de costos y gastos (causación o devengo) es un proceso central en todas las empresas que permite gestionar de manera organizada las cuentas del pasivo y mejorar las transacciones comerciales. Un registro oportuno y fluido imparte agilidad a todos los procesos internos y a la relación proveedores nacionales e internacionales. En ARSA se identificó una problemática derivada de un alto volumen de causación de facturas de compras de costos y gastos de manera manual, lo cual deriva en algunos errores humanos involuntarios y represa del proceso contable en general. Se propone una solución con una RPA que agiliza el proceso contable, integra los diferentes pasos del reconocimiento de costos y gastos, minimiza los errores y optimiza los tiempos de respuesta. Mediante una metodología de investigación por fases y la aplicación de una entrevista semiestructurada, se validó con la empresa sus necesidades y dolores evidenciando los puntos clave del proceso de registro de costos y gastos que requieren intervención: el alto volumen de facturas y la gestión manual de la tarea principalmente. La solución tecnológica propuesta reduce en un cincuenta por ciento los tiempos en una primera etapa, con liberación de horas hombres trabajadas del personal contable para invertir en análisis de la data, minimiza errores e imparte eficiencia al proceso de cuentas por pagar empresarial que se traduce en innovación y vanguardia tecnológica para la empresa.

The recognition of costs and expenses (accrual accounting) is a core process for all companies, enabling organized management of liabilities and enhancing commercial transactions. Timely and streamlined recording brings agility to internal operations and strengthens relationships with both domestic and international suppliers. At ARSA, a challenge was identified due to the high volume of manual invoice entries related to cost and expense accruals. This manual process has led to occasional human errors and bottlenecks in the overall accounting workflow. To address this, a Robotic Process Automation (RPA) solution is proposed to accelerate the accounting process, integrate the various steps involved in cost and expense recognition, reduce errors, and optimize response times. Through a phased research methodology and the use of semi-structured interviews, the company’s needs and pain points were validated. Key areas requiring intervention were identified, particularly the high volume of invoices and the manual nature of the task. The proposed technological solution reduces processing time by 50% in the initial phase, freeing up accounting staff hours for data analysis, minimizing errors, and enhancing the efficiency of the accounts payable process. This drives innovation and positions the company at the forefront of technological advancement.