Diseño de la arquitectura empresarial aplicada al sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo - SGDEA para el Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario – FINAGRO.

Abstract

En el contexto del crecimiento y desarrollo continuo del sector agropecuario en Colombia, el Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario (FINAGRO) ha desempeñado un papel esencial al proporcionar recursos financieros a través de diversos instrumentos. Esta entidad, establecida como un banco de segundo piso, ha contribuido de manera significativa al impulso de proyectos productivos que fortalecen el entorno rural del país. Sin embargo, su capacidad para respaldar eficazmente a estos proyectos depende en gran medida de la eficiencia y la efectividad de su gestión documental. Vigilada y supervisada por el Archivo General de La Nación, FINAGRO tiene la responsabilidad de cumplir con estándares rigurosos en la gestión y conservación de sus documentos e información. La autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de la información son cruciales para satisfacer las necesidades de diversos actores, desde clientes y beneficiarios hasta entidades de control y el gobierno. Además, es fundamental para respaldar la transparencia y la rendición de cuentas, aspectos esenciales en el cumplimiento de la misión de FINAGRO. Este trabajo se centra en abordar los desafíos y las oportunidades que enfrenta FINAGRO en su gestión documental. Para ello, se plantea el diseño de una arquitectura empresarial específica para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) de la entidad. Esta arquitectura se erige como un marco estratégico y operativo que tiene como objetivo fundamental mejorar la eficiencia y la efectividad de la gestión documental en FINAGRO. El trabajo esta estructurado de la siguiente forma: Antecedentes y Contexto, donde se describen los desafíos de gestión documental en FINAGRO y su importancia en el contexto de desarrollo rural. Objetivos y Propuesta, en donde se presentan los objetivos del trabajo y la propuesta de arquitectura empresarial para el SGDEA, destacando la visión estratégica, la transformación progresiva, la integración tecnológica, la cultura de gestión de datos y la mejora continua. Y finalmente las recomendaciones y conclusiones en donde se enfatiza en la necesidad de una visión estratégica, la adaptación constante, la integración tecnológica, la cultura de datos y la mejora continua en la gestión documental de FINAGRO.

In the context of continuous growth and development in Colombia's agricultural sector, the Fund for the Financing of the Agricultural Sector (FINAGRO) has played an essential role by providing financial resources through various instruments. Established as a second-tier bank, this entity has significantly contributed to the promotion of productive projects that strengthen the country's rural environment. However, its ability to effectively support these projects largely depends on the efficiency and effectiveness of its document management. Under the supervision of the General Archive of the Nation, FINAGRO is responsible for complying with rigorous standards in the management and preservation of its documents and information. Authenticity, reliability, integrity, and availability of information are crucial to meet the needs of various stakeholders, from clients and beneficiaries to regulatory authorities and the government. Furthermore, it is fundamental to support transparency and accountability, essential aspects of FINAGRO's mission. This paper focuses on addressing the challenges and opportunities that FINAGRO faces in its document management. To this end, the design of a specific enterprise architecture for the Electronic Document Archive Management System (SGDEA) of the entity is proposed. This architecture serves as a strategic and operational framework with the fundamental objective of improving the efficiency and effectiveness of document management in FINAGRO.

The paper is structured as follows:

Background and Context, describing the challenges of document management in FINAGRO and its importance in the context of rural development. Objectives and Proposal, presenting the objectives of the work and the proposal for enterprise architecture for SGDEA, emphasizing strategic vision, progressive transformation, technological integration, data management culture, and continuous improvement. Finally, recommendations and conclusions emphasize the need for strategic vision, constant adaptation, technological integration, data culture, and continuous improvement in FINAGRO's document management.