Procesos de un flujo de trabajo estándar en los sistemas de gestión de información de laboratorio (LIMS) con base en la norma ISO 17025:2017

Abstract

Las soluciones digitales para la gestión de la información en los laboratorios deben garantizar la integridad y trazabilidad a lo largo de un flujo de trabajo funcional relacionado a la validez de los informes que se entregan (Ghernaout, 2018). Laboratorios que prestan servicios buscan soluciones estándar y fácil de implementar que no requieran sobrecostos por personalizaciones, por lo que este estudio se enfoca en el alcance del flujo de trabajo estándar en los LIMS (Laboratory Information Management System) con base en la norma ISO 17025:2017, donde se proyecta identificar los procesos claves para ser implementados de manera estándar y con éxito en laboratorios. También se evalúa en la investigación el nivel de satisfacción de los sistemas LIMS en relación con las necesidades de negocio, teniendo en cuenta los procesos de transformación digital con la versatilidad en su implementación. Por último, se analiza el impacto de los procesos de talento humano que aportan al éxito de las entregas finales. A través de un instrumento web con preguntas seleccionadas y validadas por especialistas que conocen de LIMS, se obtuvo información valiosa desde la experiencia de los usuarios finales que colaboran con laboratorios de servicios en Colombia para investigar el enfoque propuesto en el estudio. Con esta información se puede identificar que uno de los principales requisitos que afecta negativamente la percepción de un LIMS, es la falta de digitalización de los numerales relacionados al sistema de gestión, por lo que se establecen los procesos de un flujo de trabajo estándar que los contempla como funcionalidades y podría ser una oportunidad que puede convertirse en ventaja competitiva para casas fabricantes que llegan hasta dicho alcance (ver figura 17). Aun así, la percepción de los usuarios finales arroja una calificación promedio de 4.02 a los LIMS, sugiriendo una evaluación positiva de los colaboradores que respondieron el documento. Aún con esto, los resultados también revelan cómo los usuarios expresan su inconformidad en el nivel de personalización y que deben adaptarse a como se implementó desde el inicio. Si bien se reconoce que la resistencia al cambio es una situación común en cualquier organización y puede ser causada por diferentes factores, también se reconoce que los factores que más impactan en el éxito de los LIMS van desde la formación académica hasta la longevidad de los colaboradores en la organización.

Digital solutions for information management in laboratories must assure integrity and traceability throughout a functional workflow related with quality of the reports that delivered (Ghernaout, 2018). Laboratories that provide services look standard and easy-to-implement solutions that do not require extra costs for customizations, so this study focuses on the scope of the standard workflow in LIMS (Laboratory Information Management System) based on the ISO 17025 standard: 2017, where it is planned to identify the processes on which it is based to be implemented in a standard and successful way in laboratories. The investigation also evaluates the level of satisfaction of the LIMS systems in meeting the business needs, considering versality with digital transformation processes in its implementation. Finally, impact of human resource processes that contribute to the success of final deliveries is analyzed. Through a web instrument with questions selected and validated by LIMS specialists, valuable information was obtained from the experience of end users who collaborate with service laboratories in Colombia to investigate approach proposed in the study. Based on this data, it can be identified that one of the main requirements that negatively affects perception of a LIMS is the lack of digitization of numerals related to the management system, which is why the processes of a standard workflow are established and it is considered as functionalities that could be an opportunity that can become a competitive advantage for manufacturing companies that reach this scope (see figure 17). Even so, perception of end users yields an average rating of 4.02 to the LIMS, suggesting a positive general evaluation of the collaborators who participated in responding instrument. Even with this, results also reveal how users express their dissatisfaction because the level of personalization and they must adapt on how it was implemented from the beginning. Although it is recognized that resistance to change is a common situation in any organization and can be caused by different factors, it is also recognized that the factors that most impact the success of LIMS range from academic training to employee longevity in the company.