Análisis de herramientas para seguimiento y control documental en proyectos empresariales

Abstract

El objetivo de este estudio es investigar los métodos o herramientas de control y seguimiento de la documentación desarrollada en proyectos, destacando problemas como la dificultad de operar programas por falta de intuición o lentitud, rutas de acceso largas y falta de capacitación. Con una metodología basada en análisis de estadísticas descriptiva a través de encuestas validadas, se estudió una muestra dirigida de trabajadores en Bogotá. El estudio revela que la mayoría de las empresas emplean software o herramientas específicas para la gestión documental en proyectos, con un 78.1% de los encuestados utilizando dichas tecnologías. Sin embargo, el uso de estas herramientas varía considerablemente entre los usuarios: un 25% las usa siempre, otro 25% solo ocasionalmente, y el resto muestra una diversidad en la frecuencia de uso. La satisfacción con el software también es mixta, con un 18.8% de usuarios muy insatisfechos y un 40.6% satisfechos. Aunque la mayoría enfrenta dificultades ocasionales, un 46.9% reporta obstáculos periódicos, lo que indica áreas de mejora

The objective of this study is to investigate the methods or tools for tracking and controlling documentation developed in projects, highlighting issues such as difficulty in operating programs due to lack of intuition or slowness, long access paths, and lack of training. Using a methodology based on descriptive statistics analysis through validated surveys, a targeted sample of workers in Bogotá was studied. The study reveals that the majority of companies employ specific software or tools for document management in projects, with 78.1% of respondents using such technologies. However, the use of these tools varies considerably among users: 25% always use them, another 25% only occasionally, and the rest show diversity in usage frequency. Satisfaction with the software is also mixed, with 18.8% of users being very dissatisfied and 40.6% satisfied. Although most encounter occasional difficulties, 46.9% report periodic obstacles, indicating areas for improvement.